Квадрат Эйзенхауэра: как матрица приоритетов поможет разобраться со всеми делами

Мы живем сейчас в режиме «многозадачности», и к тому же, еще и в мегаполисе, жизнь идет «в быстром темпе». Этот ритм жизни привычен для многих, но все же, придя вечером домой после работы, обнаруживается, что не все успел, или просто какие-то дела отложились или не хватило времени для их реализации. Так появляются «долгоиграющие» дела. Помочь разобраться со всеми делами поможет матрица приоритетов или квадрат Эйзенхауэра.

Делать большее за меньшее время

Признайтесь сами себе, видите ли вы разницу между «успевать больше» и «успевать важное»? Вот здесь-то у перфекционистов начнутся сильные ломки, т. к. если они делают самое важное, то они не успевают «все остальное», потому что они ставят цель «сделать все качественно и хорошо», а часто «на отлично». Это значит, что у вас «все неидеально» с точки зрения стереотипов, навязанных нам социумом. А перфекционисты очень требовательны к себе!

Они больше всех подвергают сами себя критике, например:

• Мало времени уделяют детям, значит, плохая мать
• Если много уделяют времени, то «ведут себя как наседки» и дети совсем не самостоятельны
• Если не успевают убрать дом, то «грязнуля»
• А если дома «стерильная чистота», то сама «вечно усталая и ничего не успевает»

И в итоге много дел не сделано, в голове бесконечно прокручивается мысль, что «другие как-то все успевают, и дети ухожены и муж вниманием не обделен и сама- красавица». Однако, мы только со временем, а вернее с возрастом начинаем понимать, что «все делать идеально не получится». И надо ли это вам?

Мозг, конечно, не хочет, чтобы вы чувствовали себя плохой. Но потребность быть «хорошей для всех» кроется в наших детских переживаниях, как часто мы слышали в детстве фразу, что «не будешь все делать хорошо — не буду тебя любить». Все это стоит осознать, пережить и оставить далеко в прошлом! А сейчас «жить собственную жизнь» по своим правилам и в свое удовольствие.

Расстановка приоритетов и выделение ценностей

Огорчу вас еще, но нельзя делать работу «пяти женщин»: растить детей, иметь с мужем хорошие отношения, хлопотать по хозяйству, иметь собственный бизнес, развиваться и расти самой, и при этом еще находить время на отдых. Так не бывает без потери здоровья и радости жизни. А вы ведь хотите жить и наслаждаться жизнью, а не «соответствовать представлениям окружающих»?

Как же все-таки делать большее за меньшее время и отличать важное от срочного?

• Конечно, нужно научиться расставлять приоритеты
• Необходимо выделить свои ценности. Одна женщина не может и не должна все разом успевать. Что главное для вас?
• Каждый день нужно делать хотя бы один шаг для улучшения вашей жизни
• А все остальные вещи, делегируйте, нанимайте помощников за деньги, делайте остальные дела «по остаточному принципу» или не делайте совсем, но не корите себя за это

Главное для вас — делать «свое главное» независимо от того, что думают и говорят о вас окружающие люди! Это и есть секрет «как делать большее и важное, за меньшее время». Можно всего за 21 день, лишь изменив «подход ко всем делам», сильно продвинуться вперед к своим целям, и при этом находить время для отдыха и радостей жизни.

Мне очень помогает разобраться со всеми делами «матрица Эйзенхауэра», в ней необходимо задать себе всего два вопроса:

1. важно ли это?
2. срочно ли это?

И рассортировать эти дела в табличке. Очень удобно и быстро это делать с помощью матрицы Эйзенхауэра… статья вот об этом!

Как появилась матрица приоритетов или квадрат Эйзенхауэра

«У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной», — так говорил 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, автор одноименной матрицы приоритезации задач.

34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр был очень занятым. И он и придумал такой собственный эффективный инструмент для работы, чтобы за день можно было сделать больше дел.

Впервые этот метод был описан в 1984 году в книге «Ваше время в ваших руках» (оригинальное название — Mehr Zeit für das Wesentliche), которую написал европейский эксперт по тайм-менеджменту Лотар Зайверт.

Рекомендуем также книгу Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей», в ней есть квадрат Эйзенхауэра.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра — это один из инструментов тайм-менеджмента, который позволяет выполнять работу, выделяя главные и не очень важные дела и их срочность.

Суть метода матрицы Эйзенхауэра

У каждого из нас всегда есть много дел. Есть важные и не совсем важные дела. С помощью матрицы приоритетов Эйзенхауэра можно научиться отделять важные дела от второстепенных, а от некоторых дел отказаться совсем. Дуайт Д. Эйзенхауэр предложил делить все дела на 4 категории по принципу срочности и важности.

Матрицу Эйзенхауэра сделать очень просто:

Шаг №1 - Вначале пишем полностью список всех дел

Шаг №2 — Далее отвечаем по каждому делу всего на 2 вопроса:

1. Это важно? Ответ: Да/Нет
2. Это срочно? Ответ: Да/Нет

Шаг №3 — Чтобы можно было наглядно видеть дела, нужно разделить лист бумаги на 4 части и туда, в каждый квадрат нужно будет внести список дел, деля их по следующему принципу:

• 1 поле/квадрат А — важные дела, которые нельзя отложить
• 2 поле/квадрат В — важные дела, но НЕ очень срочные
• 3 поле/квадрат С — НЕ важные дела, НО срочные
• 4 поле/квадрат D — НЕ важные и НЕ срочные дела

Шаг №4 - Нарисовать таблицу можно на простом листе бумаги, а можно использовать офисный редактор в виде таблицы в формате XLS.

Контролировать выполнение задач удобно в специальных сервисах для их постановки — например, Trello, Cerebro, YouGile, Evernote, ToDo от Microsoft, Notion.

Там можно создать несколько виртуальных досок или стикеров разного цвета — и разбросать задачи по ним. В Evernote есть отдельный шаблон для матрицы приоритетов Эйзенхауэра.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра

Давайте рассмотрим подробнее. Рекомендуем все сделать в письменном виде, так никакие дела не забудутся и их легче распределять по категории значимости и срочности.

Возникает вопрос: — Как распределить задачи по важности и срочности в матрице?

Начнем с важности. Изначально всегда полезно знать какие основные цели у вас на данный момент. Постановка целей дана в статье «Зачем ставить цели перед собой».

Когда вы определитесь с целями, то каждую задачу или дело из вашего списка нужно поместить в определенный квадрат. Для этого нужно понимать, имеет ли эта задача прямое отношение к моей текущей цели? Если ответ «да», то задача важна, а если ответ «нет», то — нет.

Чтобы понять срочность задачи, нужно понимать какие последствия будут, если вы ее не выполните. Если последствия «серьезные», то это задача срочная и ее нельзя отложить.

Однако, стоит помнить, что оценка как важности, так и срочности делается на период «здесь и сейчас», а с течением времени как важность, так и срочность может измениться.

Таблица Эйзенхауэра состоит из четырех квадратов. По вертикали происходит оценка важности задачи (важно/неважно), а по горизонтали — срочности выполнения (срочно/не срочно). Так получается четыре квадрата:

Работать с квадратом Эйзенхауэра удобнее, если в каждом поле написать задачи.

Квадрат А или «кризисный квадрат» — Важные и безотлагательные дела

Что вы могли отнести в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел можно было бы внести в этот квадрат?

Удивлю вас тем, что в этом квадрате, когда вы научитесь пользоваться эффективно этой матрицей, у вас не будет никаких дел, и он будет у вас чистым!

В противном случае, вашу работу можно назвать неэффективной, либо присутствует лень и отсутствует самодисциплина. Неумение расставлять приоритеты всегда приводит к тому, что вы начинаете работать в аврале, а это сказывается не только на физическом состоянии, но и психологически вы устаете и «выгораете», а продуктивность труда становится очень низкой.

В этом квадрате как срочные (с быстро наступающими негативными последствиями), так и важные дела, поскольку они близко соотносятся с вашими целями и ценностями.

Эти дела нельзя никогда откладывать, они всегда из серии «здесь и сейчас», в течение одного-двух дней!

Квадрат В или «квадрат потенциала или инвестиций в будущее» — Важные, но не очень срочные дела

Дуайт Д. Эйзенхауэр именно этот квадрат считал в матрице самым важным. Помещая какое-то дело в этот квадрат, вы можете посвятить ему столько времени, сколько требуется. Всегда будет время осознанно подойти к этой задаче, так как всегда будет время на исправление ошибок.

Этот квадрат не требует решения в течение одного-двух дней, негативные последствия, конечно, могут быть, если вы ошиблись. Здесь временной период выполнения может быть и месяц, и год, и десятилетия.

Заполнять этот квадрат труднее всего, так как он определяет наше дальнейшее развитие, и иногда мы не видим долгосрочных последствий.

И дела в этом квадрате следует делать регулярно, отводить на это время, чтобы они не «перекочевали» в квадрат А «срочных, безотлагательных дел».

Квадрат С или «квадрат помех и иллюзий» — Не очень важные, но срочные дела

Это дела, без которых сложно двигаться и делать важные дела. Например, отсутствие интернета, не даст вам находить нужную информацию, а поломка компьютера не даст вам возможности использовать его в работе… и т. д.

Бесконечное откладывание дел, прокрастинация всегда приводит к тому, что эти дела автоматически могут «перекочевать» в квадрат А.

Время для этого квадрата иногда минимальное, например, вызвать мастера починить что-то, или сдача в ремонт обуви, или уборка квартиры. Задачи эти можно делегировать, оптимизировать и автоматизировать. Иногда просто отказаться от их решения, например, выкинуть старую пару туфель и купить новые.

Квадрат D или «квадрат мусора и растрат» — Не срочные и не важные дела

В этом квадрате, как правило, не обязательные, но приятные для нас. Разговоры с подругами, прогулки на природе, поход в ресторан, написание писем, чтение книг и т. д. Эти дела Эйзенхауэр относит к «пожирателям времени», которые негативно сказываются на продуктивности.

Дела из этого квадрата не соотносятся с нашими основными целями, не влияют на них, от этих дел нет негативных последствий от их невыполнения, но на них много уходит времени, особенно, если лень делать дела из других квадратов.

Дела из этого квадрата вполне можно не делать, можно отложить до момента выполнения всех остальных важных и срочных дел.

Дела из этого квадрата стоит либо вообще не делать, либо откладывать до того момента, когда все остальные дела сделаны. Часто считают, что дела в квадрате С — основа отдыха. Но это не совсем так. При планировании отдыха мы можем брать дела из этого квадрата, однако большая часть отдыха — это все-таки дела из других квадратов.

Работать с квадратом Эйзенхауэра удобнее, если в каждом поле написать задачи и для наглядности и эффективности можно выделять их разными цветами и пользоваться стикерами.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Есть несколько способов использования матрицы в тайм-менеджменте. В зависимости от контекста жизни мы можем применять разные стратегии:

• Идти от запланированного. Внесите вначале необходимые, заранее запланированные по времени задачи: чаще всего это задачи из квадрата B. После этого в свободные окна в расписании перенесите срочные дела из квадрата A.
• Последовательный план. Если в квадрате А слишком много дел, которые требуют внимания, внесите в расписание сначала их, затем дела из квадрата B, если осталось время — дела из квадрата С.
• «Тушение пожара». Сначала внесите и сделайте задачи из квадрата А, затем С, а потом В и D. То есть все по убыванию срочности, а затем — важности. Если есть задачи с пересекающимися дедлайнами, можно приоритизировать их по номерам дела внутри квадрата (А1, А2, В1, В2 и так далее).

Важно помнить про основной недостаток использования матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Она сосредотачивается на срочных и важных делах, поэтому часто может приводить к выгоранию или прокрастинации от количества срочных и важных задач.

Вначале нужно браться за срочные и важные дела. Потом сосредоточиться на квадрате В. Если не срочные и важные дела попали в список А, не стоит переживать, главное, чтобы это не вошло в привычку. И еще, постарайтесь на не срочные и не важные дела выделять определенное время, чтобы хватало времени на основные дела.

Читайте также: Колесо Баланса Жизни, алгоритм постановки и достижения цели

Для грамотного использования матрицы нужно иметь навыки постановки целей и определения своих жизненный ценностей. Без этого мы рискуем записывать в квадраты А и В задачи, которые «нужно и должно» делать, но они нам на самом деле не нужны.

Дела по матрице Эйзенхауэра и отдых

Квадрат Эйзенхаура помогает не только распределять дела, но понимать, какие из них помогают «расслабляться и отдыхать». Отдых — это, конечно, не срочное дело, но важное. Вносится он в квадрат В, а не D. Иначе есть тенденция к тому, что выгорание наступит быстрее, снизится мотивация к работе, начнутся проблемы со здоровьем и депрессия. И здесь точно будет не до движения к своим целям, а только здоровье.

Попробуйте! Квадрат Эйзенхауэра сильно экономит ваше время, позволяет сделать больше дел и ничего не забыть!